Flöhe hüten

Inzwischen empfehle ich all meinen Studierenden sich bereits frühzeitig mit dieser Fragen zu beschäftigen. Haus- und Seminararbeiten sind perfekt zum Üben: eine übersichtliche Anzahl an Quellen, eine überschaubare Menge zu produzierender Text und ein Zeitrahmen, der im Zweifelsfall noch etwas Puffer lässt. Auf diese Weise kann man sich ganz in Ruhe ein System erarbeiten, dass einem dann bei größeren Arbeiten deutlich Arbeit erspart. Selbstverständlich könnte man das mit Karteikarten und einem ausgeklügelten handschriftlichen System machen – Software ist in diesem Zusammenhang jedoch sehr nützlich.

Softwarelösungen

Es gibt eine ganze Reihe von Programmen, die wirklich nutzerfreundlich sind. Zunächst gilt es eine passende Software für dich und deinen Arbeitsstil zu finden. Die vier bekanntesten auf dem Markt sind Citavi, Medndeley, Zotero und Endnote. All diese Programme sind mit den wesentlichen Funktionen und sind grundsätzlich empfehlenswert.
Zwei zentrale Aspekte dabei sind die Kosten und die Kompatibilität zum Betriebssystem. Während Citavi derzeit nur für Windows verfügbar ist, sind Mendeley und Endnot in Desktopversionen sowohl für Mac als auf für Windows verfügbar. Zotero arbeitet webbasiert und somit plattformunabhängig.
Viele Universitäten und Forschungseinrichtungen stellen ihren Studierenden und Mitarbeitenden kostenlose oder stark vergünstigte Softwarelizenzen zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu findest du auf der Website des Rechenzentrums oder der Bibliothek deiner Universität. Das könnte bei der Frage nach den Kosten eine wirkliche Entscheidungshilfe sein. Zu bedenken ist hierbei jedoch, dass die Lizenz erlischt, wenn die Anstellung oder der Studierendenstatus endet. Will man darüber hinaus mit der Software arbeiten, werden also ggf. Gebühren fällig.
Neben diesen beiden harten Fakten spielt aber auch der Arbeitskontext eine wesentliche Rolle. Für die Arbeit in größeren Forscherteams, für spezifische Suchfunktionen, Import- oder Exportformate haben die Programme unterschiedliche Lösungen, die es zu vergleichen gilt. Einen sehr umfassenden Überblick hat die Unibibliothek der TUM zusammengestellt.
Sehr praktisch ist, dass man für die gängige Software viele Hilfen im Internet findet. Die Unternehmen bieten häufig Manuals zum Schnellstart an und in Internetforen findest du zu einer ganzen Reihe Fragen und Probleme die entsprechenden Lösungen und Tipps.

Wesentliche Funktionen testen

Alle Programme bieten kostenlose Testlizenzen an. Es lohnt sich ein paar wesentliche Aspekte vorher einmal auszuprobieren und herauszufinden, ob das Programm für einen persönlich funktioniert.

• Du solltest dir einmal ansehen, wie sich Quellen erfassen lassen und in welcher Logik sie abgelegt werden. Die Programme geben unterschiedliche Möglichkeiten für Gruppierungen, Verknüpfungen und Sortierungen. Je nachdem wie du deine Arbeit organisierst wird dir da das eine oder andere System entgegenkommen. Was keine Geschmackssache ist, ist die Erfassung von unterschiedlichen Quellentypen. Es müssen alle Quellentypen erfasst werden können, mit denen du arbeitest. Monographien, Sammelbände und Aufsätze sind der Standard. In der Forschungspraxis ist die Quellenlage jedoch häufig deutlich differenzierter. Hier solltest du dir im Vorhinein überlegen, was du nutzt und dann prüfen, ob dies in der entsprechenden Software umzusetzen ist.
• Die zentrale Funktion von Software zur Literaturverwaltung ist die automatisierte Verknüpfung mit dem Schreibprogramm. So kannst du im Schreibprozess die Literaturverweise automatisiert hinzufügen, das Literaturverzeichnis wird automatisiert erstellt und ähnliche Literaturangaben (bspw. mehrere Quellen eines Autors im gleichen Jahr) werden entsprechend automatisch gekennzeichnet. Alle aktuellen Versionen der Literaturverwaltungssoftware lässt sich problemlos mit der aktuellsten Version von Microsoft Word verknüpfen. Komplizierter wird es, wenn du mit älteren Versionen von Word arbeitest, andere Programme zum Schreiben oder aufgrund deines Rechners ältere Versionen der Literaturverwaltungssoftware nutzt. Wenn die Verknüpfung einwandfrei läuft, ist das wunderbar und nahezu erholsam. Wenn nicht, dann kann es zu einem mittleren Chaos kommen.
• Als letzten Punkt solltest du Testen, wie du deine gewünschte Zitierweise mit dem jeweiligen Programm umsetzten kannst und wie du Anpassungen in der Gestaltung vornehmen kannst. Inzwischen bieten alle Programme umfassende Einstellungen zur Veränderung und Gestaltung der Formatierung der Literaturverweise an. Aber auch das solltest du dir einmal anschauen: wenn schon automatisiert, dann auch alles! Wenn du hinterher im Literaturverzeichnis dann jeden Vornamen einzeln abkürzen musst oder die Buchtitel kursiv formatieren musst, hättest du dir die Arbeit ja auch sparen können.

Wenn du dich dann für ein Programm entschieden hast, solltest du Zeit und Muße in die Einrichtung und die Anpassung investieren. Stelle für dich selbst Regeln auf, wie du Literatur einpflegst. Denk beispielsweise mal darüber nach, wie viele mögliche Schreibweisen es vom Verlagsort ‚Frankfurt am Main‘ gibt...
Grundsätzlich gilt, dass du erst einmal möglichst viele Daten in das Verwaltungsprogramm eingibst. Es ist einfacher am Ende Daten wegzulassen, als zum Beispiel Verlagsnamen anschließend zu recherchieren. Wenn du also schon mal das Buch in der Hand hast: Nimm dir die Zeit für vollständige Autorennamen, Auflage, Seitenzahlen (bei Artikeln), Verlagsnamen etc.

Ich selbst habe mich für die Arbeit mit Endnote entschieden. Da ich mit Mac arbeite und meine Universität mir eine kostenlose Lizenz anbietet, schien mir dies nach einigem Ausprobieren die Lösung, die auch perspektivisch am meisten Sinn gemacht hat. Denn auch das sollte man bedenken: die Literaturdatenbank bildet die Grundlage für die weitere akademische Arbeit.
Wie ich genau vorgegangen bin und ein paar Gedanken, Tips und Tricks verrate ich im zweiten Blogartikel zum Literatur- und Quellenmanagement.

Weiterführende Informationen:
Die Fragestellung in der wissenschaftlichen Arbeit | Bücher über das Schreiben I

Photocredit: Rendiansyah Nugroho